ภาพประกอบจาก pixabay.com
ในเรื่องของการติดต่อธุระ เดี๋ยวนี้ไม่เพียงแต่อีเมล์เท่านั้นที่เป็นช่องทางหลัก โซเชียลมีเดียยอดฮิตอย่าง facebook, line ก็เป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่เข้ามามีบทบาทด้วยเช่นกัน เพราะมันมีหลายฟังก์ชัน อีกทั้งเข้าถึงได้ง่ายกว่าอีเมล์ เหมาะสำหรับบรรยากาศการพูดคุยที่ไม่จำเป็นต้องอาศัยความเป็นทางการมากอย่างอีเมล์อีกต่อไป
ยิ่งมีเครื่องมืออยู่ในมือมากเท่าไหร่ คุณยิ่งต้องรู้วิธีควบคุมมัน การติดต่อธุระทางออนไลน์ก็ทำนองเดียวกัน อย่าสำคัญตัวว่าแอพฯ หลายอย่างที่เกิดขึ้นมันก็เพื่อความสบาย ๆ เป็นกันเองเสมอไป เพราะคุณไม่ได้อยู่คนเดียวในโลกใบนี้
มาดูกันว่าอะไรบ้างที่เราควรทำหากจำเป็นต้องติดต่อธุระทางออนไลน์
เช่น สอบถามประกาศสมัครงาน, สอบถามราคาสินค้า,
ประสานงานโครงการต่าง ๆ, ร้องเรียนการบริการขององค์กรต่าง ๆ
1. อ่านประกาศให้จบ
สมมติว่าคุณเปิดหน้าร้านขายเสื้อสีแดง แต่วันหนึ่งมีคนมาถามคุณว่าสีอะไร? คุณจะรู้สึกรำคาญหรือไม่? ประกาศในโลกออนไลน์ก็เช่นกัน อย่าเพิ่งถามอะไรจนกว่าคุณจะอ่านทุกตัวอักษรของประกาศนั้น คลิกเข้าไปทุกลิ้งค์ที่เกี่ยวข้องกับประกาศเท่าที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นประกาศรับสมัครงาน, ประกาศขายของออนไลน์ หรือแม้กระทั่งข่าวสารทั่วไปก็ตาม
2. เกริ่นนำที่มา
ไม่มีใครอยากคุยกับคนแปลกหน้าได้อย่างสบายใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับคนที่บุกจู่โจมเข้ามาเหมือนกับโจรจี้ปล้น ก่อนจะเข้าสู่ใจความสำคัญที่ต้องการสื่อสาร ควรเกริ่นนำสักนิดด้วยการทักทายและแนะนำตัว (เป็นใคร, อ่านประกาศจากที่ไหน) แล้วค่อยบอกถึงความต้องการที่แท้จริง (เช่น ต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งงาน, ต้องการ)
ในกรณีการส่งอีเมล์ หากประกาศนั้นไม่ได้บังคับว่าให้ตั้งชื่อหัวข้อว่าอะไร ควรตั้งชื่อโดยใช้คีย์เวิร์ดสำคัญและใช้ภาษาทางการ เช่น “สอบถามรายละเอียดโปรโมชันเสริม”, “สมัครงานตำแหน่งพนักงานต้อนรับ” เพื่อให้ผู้รับได้สังเกตเห็นชัดเจนทันทีว่า เรากำลังส่งเรื่องอะไรมา
3. ใช้โทนเสียงธรรมชาติ
ระหว่างพิมพ์เนื้อหาให้นึกภาพตามว่าตัวคุณเองกำลังคุยธุระกับใครสักคนด้วยความเป็นกันเอง ยืดหยุ่นทั้งผู้พูดและผู้ฟัง โดยการใส่หางเสียงลงไปตามความเหมาะสม เช่น “…ดิฉันต้องการติดตามมาจากเพจ… ค่ะ สนใจอยากจะสมัครเป็นตัวแทนจำหน่าย ไม่ทราบว่าต้องทำอย่างไรบ้างคะ…” อย่าแข็งทื่อราวกับว่านี่คือประกาศทางราชการหรือคุณคือหุ่นยนต์ที่ถูกตั้งโปรแกรมไว้ตายตัว ไม่ใช่คนตามธรรมชาติ
4. ระวังคำผิด
ไม่แน่ใจคำไหน เปิดพจนานุกรมออนไลน์เช็คโดยด่วนได้ อย่าคิดว่ามันคือเรื่องเล็กน้อย เพราะผู้รับบางคนกลับมองว่าเป็นเรื่องซีเรียส(โดยเฉพาะฝ่ายบุคคลขององค์กรระดับใหญ่) เรื่องแค่นี้ยังมองว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย แล้วนับประสาอะไรจะไว้ใจให้ติดต่อธุระอย่างจริงจัง ยิ่งเป็นตำแหน่งและชื่อของบุคคล ยิ่งต้องระวังเป็นพิเศษ อย่าพิมพ์ตกหล่นเด็ดขาด เพราะนี่คือการให้เกียรติคนอื่นอย่างหนึ่ง
5. อย่าใช้สติ๊กเกอร์หรืออิโมติคอนพร่ำเพรื่อ
ถึงแม้ว่าสติ๊กเกอร์และอิโมติคอนจะถูกสร้างมาเพื่อผ่อนคลายบรรยากาศการสนทนา แต่ก็ต้องรู้จักขอบเขตความเหมาะสมด้วย เช่น งดใช้ในการติดต่องานที่ค่อนข้างเป็นทางการ, ในงานที่เป็นกึ่งทางการใช้ได้แค่อิโมติคอนยิ้มประกอบการสนทนา เพราะหากคุณใช้มากไปเท่าไหร่ ภาพลักษณ์คุณจะกลายเป็นว่าคุณไม่ได้จริงจังในการติดต่อธุระเอาเสียเลย
6. อย่าลืมทิ้งท้ายช่องทางการติดต่อ
เน้นย้ำอีกครั้งว่าคุณสะดวกจะได้รับการติดต่อกลับช่องทางใดบ้าง เพราะผู้รับไม่อาจคาดเดาได้ว่าช่องทางที่คุณติดต่อมานั้นจะชัวร์แค่ไหน เช่น facebookของคุณอาจโดนปิดกะทันหัน, อีเมล์ของคุณอาจโดนระงับการใช้งานชั่วคราว มิฉะนั้น เขาจะถือว่าเรื่องที่คุณติดต่อมานั้นเป็นโมฆะไปทันที
7. ไม่ลืมที่ขอบคุณและขอโทษ
นอกจากการใส่หางเสียงลงท้ายบางท่อนของข้อความเพื่อให้เป็นธรรมชาติมากขึ้น การแสดงความขอบคุณในเรื่องที่พวกเขาให้ความช่วยเหลือ และขอโทษในกรณีที่ทำให้พวกเขาไม่สบายใจก็เป็นอีกมารยาทที่ควรทำเช่นกัน โดยส่วนมากจะมีในการลงท้ายก่อนจบข้อความ เช่น “รบกวนติดต่อกลับเบอร์ …. ด้วยครับ ขอบคุณครับ”, “ขออภัยด้วยนะคะถ้ารบกวนเกินไป” , “ขอบคุณสำหรับความกรุณาค่ะ หวังว่าจะได้รับการติดต่อกลับนะคะ”
8. ตรวจทานให้ดีก่อนส่ง
อย่ารีบร้อนกลัวว่าจะส่งไม่ทันเวลา พิมพ์เสร็จแล้วอย่าลืมอ่านด้วยว่ามีจุดไหนบกพร่องบ้าง (ข้อความสมบูรณ์ดีรึยัง? ลืมแนบไฟล์อะไรรึเปล่า? นามสกุลไฟล์ถูกต้องรึเปล่า?) เพราะข้อผิดพลาดบางจุดแม้เป็นจุดเล็กน้อยก็อาจส่งผลเสียได้ในภายหลังทั้งตัวคุณเองและตัวผู้รับปลายทาง
9. อย่าหายไปจากวงจรโซเชียลหลังการโพสต์/อินบ็อกซ์/ส่งอีเมล์
ส่งความต้องการไปแล้ว อย่าลืมเปิดทุกช่องทางการสื่อสารของคุณไว้ให้มากที่สุด เพราะธุระของคุณย่อมเป็นเรื่องของคุณเอง ผู้รับทำได้เพียงแค่สนองความต้องการตามเนื้อเรื่องที่คุณส่งไป แต่ไม่ใช่ผู้ติดตามตัวยงที่จะต้องจิกคุณแล้วจิกคุณอีก อย่าลืมว่าในโลกการติดต่อสื่อสาร ใช่ว่าจะมีเพียงแต่คุณคนเดียวเสียเมื่อไหร่ เขาไม่เสียเวลาไปกับคนที่ไม่สนใจหรอก
10. ระวังคำพูดหลังจากเรื่องมันเคลียร์ไปแล้วด้วย
ถึงแม้ว่าสุดท้ายแล้วการดำเนินเรื่องจะจบลงด้วยไม่ดี แต่ก็ใช่ว่าคุณจะมีสิทธินำไปโพสต์สนุกปากได้เสมอไป บางองค์กรอาจไม่ได้ใจดีอย่างที่คิดจนอาจต้องส่งเรื่องถึงฝ่ายกฎหมายให้เรื่องมันยุ่งยากไปอีก ถ้าคันปากจริง ๆ เก็บไว้เม้าท์ที่ลับ ๆ กับเพื่อนสนิทจะดีกว่า ไม่ควรนำมาโพสต์เรียกคะแนนไลค์จากคนอื่น
การติดต่อสื่อสารอาจมีบ้างที่เกิดเรื่องเข้าใจผิดกันได้ โดยเฉพาะการสื่อสารด้วยตัวอักษรที่ไม่สามารถคาดเดาโทนเสียงผู้ส่งสารได้100% ดังนั้น เพื่อป้องกันความผิดพลาดให้เกิดน้อยที่สุด เราจึงจำเป็นต้องมีมารยาทในการสื่อสารติดตัวเสมอ ไม่เพียงแต่จะทำให้เราได้รับการอำนวยความสะดวกเท่าที่อีกฝ่ายจะจัดหาได้สุดความสามารถ แต่มันยังสะท้อนถึงภาพลักษณ์ของเราด้วยเช่นกัน … สำเนียงส่อภาษา กิริยาส่อสกุล
- ไม่สามารถใส่ชื่อเว็บไซต์ใด ๆ ก็ตาม ลงในช่องแสดงความคิดเห็น
- ระบบสามารถรับข้อความ ได้สูงสุดเพียง 2,000 ตัวอักษร ต่อหนึ่งครั้ง
- ผู้ดูแลเว็บไซต์ จะลบข้อความที่ไม่เหมาะสม และข้อความโฆษณาสินค้า หรือบริการ